Persondatapolitik

Advokatfirmaet Kjellegaard Jensen – Politik for persondatabehandling Heri beskrives, hvordan vi behandler personoplysninger i forbindelse med sagsbehandling og hvidvask-foranstaltninger osv. 1 Dataansvarlig Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er: Advokatfirmaet Kjellegaard Jensen Tuborg Boulevard 12, 3. DK-2900 Hellerup www.nkj-legal.com nils@nkj-legal.com +45 36 94 41 13 CVR-nr. 28 19 64 74 Hvis du har spørgsmål til vedrørende vores behandling af persondata, er du meget velkommen til at kontakte os på telefon +45 36 94 41 13 eller nils@nkj-legal.com. 2 Formål med og beskrivelse af behandlingen af persondata Det er til disse formål, vi behandler personoplysninger: 2.1 Levering af advokatydelser I forbindelse med, at vi leverer en advokatydelse til en klient, opretter vi altid en sag i vores sagsstyringssystem. På sagen vil der være tilknyttet eller indgå en eller flere parter, som på forskellig vis er en (accessorisk) del af sagen. Hvis du er en af disse personer, hvad enten du er en del af klientens organisation, er en biperson eller er tilknyttet modparten, vil vi behandle en række personoplysninger om dig ud fra og under efterlevelse af principperne i artikel 5 i persondataforordningen. Personoplysningerne bruger vi til at kommunikere med dig, behandle sagen og udføre vort hverv for klienten som selvstændige og uafhængige advokater i overensstemmelse med de advokatetiske regler m.v. samt foretage eventuelle registreringer i myndigheders digitale serviceløsninger. Vi behandler en række almindelige personoplysninger om dig, herunder kontaktoplysninger såsom navn, stilling, email, telefon, adresse og oplysninger om, hvor du er ansat. Skal vi foretage registreringer i offentlige myndigheders databaser (virk.dk, tinglysningen.dk eller minretssag.dk) kan vi af hensyn til at identificere dig være nødt til at behandle flere af dine almindelige personlige oplysninger, herunder dit CPR-nummer. I forbindelse med eksempelvis behandlingen af ansættelsesretssager og forsikringssager, der omhandler enkeltpersoner, behandler vi i nogle tilfælde følsomme personoplysninger om dig, f.eks. om fagforeningsmæssige forhold og/eller helbredsoplysninger. Kilderne til personoplysningerne er enten vores klient, dig selv eller en anden person tilknyttet den part, som du repræsenterer eller er tilknyttet. Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af art. 6.1.b i persondataforordningen, hvis du som klient er person, da behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde aftalen om advokatbistand med vores klient. Hvis du er modpart, er behandlingsgrundlaget art. 6.1.f om interesseafvejningsreglen, hvor den legitime interesse er at håndhæve eller forsvare retskravet. Hvis der er tale om følsomme personoplysninger eller CPR-nummer, så er behandlingsgrundlaget art. 9.2.f om at håndhæve eller forsvare retskrav. Skal vi foretage registreringer på vegne af dig i offentlige serviceløsninger så som virk.dk, tinglysning.dk eller minretssag.dk, skal vi være i stand til entydigt at identificere dig overfor myndigheden. For at kunne levere vores ydelse til dig, vil det derfor ofte være nødvendigt, at vi er i besiddelse af dit CPR-nummer og deler det med disse offentlige myndigheder. Vi opbevarer kun dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Som hovedregel opbevares oplysningerne i 10-11 år efter sagens afslutning, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder, herunder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring. Har vi ved sagens opstart en advokatetisk oplysningspligt over for dig som klient om opdraget og prisberegningen, vil vi samtidig opfylde vor oplysningspligt efter persondataforordningen ved at oplyse, at vi behandler de personoplysninger om dig, som vi har fået og får fra dig, og også give de oplysninger, som vi skal give efter forordningen, jf. persondataforordningens artikel 13, svarende til hvad der står i denne politik. Under iagttagelse af advokaters tavshedspligt samt beroende på, om det er formålstjenligt eller nødvendigt for opdragets/sagens rette udførelse, vil vi fra gang til gang overveje, om vi skal resp. ikke skal oplyse dig om, at vi behandler personoplysninger om dig, som vi har fået fra andre end dig, jf. persondataforordningens artikel 14, stk. 5. 2.2 Gennemførelse af hvidvaskprocedure og oprettelse af klientkonto i banker I sager, der omhandler transaktion af værdier, skal vi i henhold til hvidvaskloven entydigt registre, hvem klientens reelle ejere er. Det samme krav gælder, når vi på vegne af en klient skal oprette en klientkonto i en bank. Er du eller din virksomhed klient hos os, kan du derfor blive bedt om at tilvejebringe dokumentation for, hvem du selv er, eller at bidrage til at identificere din arbejdsgivers reelle ejere. For at kunne gennemføre og afslutte en hvidvaskkontrol har vi brug for en række almindelige personoplysninger herunder navn, adresse, fødested og nationalitet. Vi vil have behov for at få oplysningerne bekræftet i form af eksempelvis en indscannet kopi af et kørekort, sygesikringsbevis og/eller fødselsattest. Når de reelle ejere ikke er danske eller har fast ophold i Danmark, kan der være behov for at indhente yderligere dokumentation. Kilderne til indsamlingen af informationen vil altid være de berørte personer selv. Vi behandler disse personoplysninger på grundlag af art. 6.1.c i persondataforordningen om overholdelse af retlige forpligtelser. Den retlige forpligtelse fremgår af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme. I særlige tilfælde kan der også behandles følsomme personoplysninger, hvilket vil ske på grundlag af artikel 9.2.g. I de tilfælde, hvor der er behov for at oprette en klientkonto, deler vi de indsamlede personoplysninger med den pågældende bank, som i dette tilfælde er omfattet af samme lovgivning som os. Hvis en myndighed, f.eks. Finanstilsynet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet, fatter interesse for bestemte transaktioner, har vi efter hvidvaskloven pligt til at videregive informationerne til de pågældende myndigheder. Vi opbevarer dine oplysninger så længe, som det er nødvendigt. Som foreskrevet i hvidvaskloven gemmer vi ikke dine hvidvaskoplysninger længere end 5 år efter forretningsforholdets ophør. Vi har pligt til at sikre, at de informationer, som vi indsamler og som stadig er relevante for transaktionen, løbende holdes opdaterede, og vi vil i disse tilfælde med mellemrum kontakte dig med henblik på en ajourføring. 3 Modtagere Vi behandler oplysningerne fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter. Dette kan dog ske f.eks. til klienter, modparter, myndigheder og domstole. Oplysningerne overføres ikke til lande uden for EU/EØS, med mindre dette sker til en klient, modpart eller domstol mv. Oplysningerne kan overlades til eksterne leverandører, herunder databehandlere, som bistår os med drift af virksomheden (fx hosting, mailserver). 4 Dine rettigheder som registreret Du har især følgende rettigheder: • (a) Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger. • (b) Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. • (c) Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring. • (d) Hvis behandlingen af dine personoplysninger kun er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. • (e) Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). • (f) Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. • (g) Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os på nils@nkj-legal.com eller telefon +45 36 94 41 13. Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. Maj 2018